Le fichier des agents peut être atteint de plusieurs façons.

Lors de l´introduction d´un agent sur le planning

Dans paramétrage, fichier des agents.

Il conduit à une liste "filtrée": le filtre dépendant du chemin parcouru par l´utilisateur.

Cas le plus courant: recherche d´un remplaçant.

Arrivée sur le filtrage des agents déclaré en priorité 1 pour le poste dont la fenêtre est à l´écran.

Le bouton + permet dans un premier temps d´ajouter les remplaçants de priorité 2 puis tous les remplaçants possibles.

Et ainsi de suite avec le bouton +.

Le filtre peut être changé directement par le bouton autre filtre:

Le filtrage peut être réalisé pour un service gestionnaire: les agents ne sont liés au poste et donc à un service que par le planning. Un agent n´est relié à un service que lors d´un horaire et peut l´être à un autre service le lendemain. Ceci dépasse la réalité, on verra plus bas que l´on peut relier un agent à un service dit "service gestionnaire" par le biais de sa fiche.

Les remplaçants et l´ordre de priorité des postes sur lesquels ils sont susceptibles d´intervenir sont des notions à saisir aussi sur la "fiche "de l´agent. (cf ci-dessous)

Lorsqu´un agent quitte l´établissement, il ne doit plus apparaître dans les listes. Il ne peut être supprimé, sinon les plannings anciens ne seraient plus valides.

La méthode, procéder à l´archivage, permettra de le masquer dans toutes les listes mais de le faire apparaître sur les plannings où il était présent.

Pour archiver cliquer sur l´agent et sélectionner archivage: il disparaît de la liste en cours.

Désarchivage:

Refaire apparaître un archivé à tort: sélectionner le filtre archivé, cliquer sur l´agent dans la liste et actionner le bouton désarchivage.

Pour créer une nouvelle fiche: choisissez le bouton Nouvel agent.

Pour voir une fiche existante, cliquez sur l´agent et actionnez Modifier

Pour modifier une fiche existante, cliquez sur l´agent et actionnez Modifier

Orplan vous permet de saisir des intérimaires (nouvel intérimaire), autant de fois qu´il y a de personnes simultanément. Vous pouvez personnaliser l´accueil des intérimaires en les nommant pour une période donnée. Pour une même fiche, plusieurs noms pourront ainsi se succéder.

Des fiches complètes que l´on peut ne renseigner que partiellement.

Le CV permet d´enregistrer sous forme texte un curriculum vitae.

La photographie (utile dans les grandes organisations où de nombreux remplaçants sont présents l´été) peut être insérée dans la fiche. (ici c´est seulement le logo orplan.

Sont impératifs: le nom abrégé qui sera utilisé comme repère sur le planning, le nom+prénom complet et le service gestionnaire: en effet l´affectation d´un salarié à un poste de travail, donc un service, ne se fait qu´à travers le roulement et un agent peut être à cheval sur deux services. Néanmoins il doit être rattaché à un service, celui qui assure sa gestion au quotidien (accord des congés, récupérations etc..)

Le mot de passe agent sert au module Orplan dédié aux agents. (option du logiciel)

La case à cocher "effectue essentiellemnent des remplacements" permet d´indiquer que l´agent n´effectue que des remplacements. L´onglet "infos rempl "permet alors de donner des priorités d´utilisation de l´agent remplacement selon les postes où existe le besoin de remplacement. (cf le filtrage ci-dessus)

La case à cocher "activité non rémunérée par l´établissement" permet de gérer des plannings à l´instar des agents CDI mais non rémunérés: personnel d´un autre établissement, religieuses …

L´onglet état civil devient obligatoire dès lors que vous souhaiterez user de la formule DUE d´orplan. (Hors logiciel télécharger)